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Kit de bienvenue d’entreprise : pourquoi et comment en créer un ?

Par Mathilde , le 28 juillet 2021
comment créer kit de bienvenue d'entreprise

L’employé vit généralement avec appréhension la découverte et l’adaptation à un nouvel écosystème de travail. Ses premiers instants de travail donnent le ton et déterminent la qualité de la collaboration sur le long terme au sein de l’entreprise. Il est donc nécessaire de mettre à l’aise le nouvel employé et de faciliter son intégration au sein de sa nouvelle équipe. Le kit de bienvenue ou l’onboarding est probablement l’une des meilleures solutions pour y parvenir. C’est un cadeau qui est offert au nouvel employé lors de son premier jour de travail.

S’il n’existe pas un modèle standard de kit de bienvenue, son contenu doit néanmoins contenir des éléments indispensables tout en véhiculant la culture et les valeurs partagées au sein de l’entreprise. Le kit de bienvenue symbolise l’attention, témoigne de la considération et du respect accordés au nouvel employé. En retour, celui-ci éprouvera un sentiment d’appartenance à l’entreprise et sera plus que motivé à donner le meilleur de sa personne pour l’atteinte des objectifs qui lui sont fixés. Voici un guide pratique pour créer un kit de bienvenue.

cadeau de bienvenue d'entreprise

Kit de bienvenue : pourquoi le créer ?

Il existe plusieurs raisons qui justifient la nécessité de créer un kit de bienvenue. Les avantages qui en découlent sont nombreux aussi bien pour l’entreprise que pour le bénéficiaire.

Pour faciliter l’intégration et la fidélisation des employés

De nombreuses études indiquent que 20 % des nouveaux salariés quittent leur poste au bout des trois (3) premiers mois de travail. Pire, 66 % des salariés en général encore en activité envisagent de démissionner à un moment ou un autre. Les principales raisons qui sous-tendent ces taux élevés sont une mauvaise adaptation au sein de la société et une mauvaise compréhension des valeurs partagées par cette dernière.

Ces raisons découlent également d’une première journée de travail désastreuse. Le kit de bienvenue permet de lutter contre cette situation. En effet, il est avéré que la première journée de travail conditionne la collaboration sur le long terme. Un employé qui a vécu l’expérience du kit de bienvenue est moins enclin à quitter son poste. Cette expérience crée un lien unique entre les deux parties.

Le salarié se sent lié dès le premier jour à l’entreprise et voudra s’inscrire dans la durée. Par ailleurs, le kit de bienvenue est une surprise et une pratique qui n’est pas courante. L’employé gardera certainement un souvenir agréable de cette expérience et développera un sentiment de gratitude envers l’entreprise. Cela lui rappellera constamment qu’il a de l’importance pour l’entreprise. Un kit de bienvenue composé de goodies renforce considérablement ce sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Pour partager et renforcer la culture et les valeurs de l’entreprise.

Le kit de bienvenue permet de communiquer et de diffuser les valeurs de l’entreprise. Lorsqu’il est utilisé de la bonne manière, les salariés vivent et respirent au quotidien lesdites valeurs. Enfin, il représente l’attachement que l’entreprise porte à ses salariés. Ce blog sur l’objet publicitaire présente différentes techniques efficaces pour utiliser le kit de bienvenue pour l’atteinte de cet objectif.

Kit de bienvenue : comment le créer ?

Le contenu du kit de bienvenue varie d’une entreprise à une autre. Néanmoins, il doit être à l’image de l’entreprise et doit permettre au collaborateur d’être rapidement opérationnel et productif. Pour réussir un kit de bienvenue, il faut se poser la question suivante : de quels éléments aura-t-il besoin pour son premier jour de travail ?

Pour commencer, l’ensemble du personnel doit être informé de la prise de service du nouveau collaborateur. Un accent particulier doit être mis sur les services des ressources humaines, les services de communication et la comptabilité. Il faut préparer l’espace de travail, veiller au bon état du matériel de travail (ordinateur correctement configuré). Il faut accorder la même attention au mobilier de travail et mettre à disposition les documents nécessaires pour une prise en main rapide. Dès lors que ces conditions sont remplies, vous pouvez penser à la composition du kit.

Les éléments productifs

Les fournitures de bureau (un bloc-notes, un agenda, un stylo, etc.) sont les éléments de base nécessaire pour commercer à travailler. Les éléments ci-après peuvent s’ajouter aux fournitures de base : produits high-tech (une clé USB, un écouteur sans fil pour la visioconférence, etc.) et objets utiles au quotidien (mugs de café, gobelet réutilisable, lingette, tapis pour souris, etc.).

Les goodies sont des objets à l’effigie de votre entreprise qui en assurent la visibilité. Ils permettent au nouveau collaborateur de se sentir rapidement intégré, de développer un sentiment d’appartenance et de porter fièrement vos couleurs. La liste des objets que vous pouvez personnaliser est illimitée. Pour commencer, équipez le nouveau collaborateur d’objets personnalisés qu’il peut utiliser au quotidien (une sacoche par exemple). Ensuite, misez sur les produits textiles (un gilet, un tee-shirt, un sweat-shirt, une casquette, une cravate, etc.). Finissez par des porte-clés et des accessoires divers. Le logo et les identifiants de l’entreprise doivent être à la bonne taille.

La documentation pour bien démarrer

Le nouveau collaborateur doit avoir à sa disposition le manuel des procédures ou le guide pratique de l’entreprise. Ce type de document rappelle des valeurs qui fondent l’entreprise. Par ailleurs, ce document :

  • regroupe les méthodologies de travail et décrit les processus de production ;
  • présente le fonctionnement de l’entreprise et les missions de chaque intervenant ;
  • présente le règlement intérieur, etc.

La documentation pour bien démarrer inclut également les informations et conseils qui lui permettent d’être rapidement opérationnel et productif.

Des objets utilisables en extérieur

Il s’agit d’accessoires ou de cadeaux que le nouvel employé pourra utiliser en dehors de son lieu de travail. Il peut s’agir par exemple d’une enceinte Bluetooth, d’un casque audio personnalisé, d’un parapluie personnalisé, d’un sac de sport, d’une gourde, etc. Ces objets permettent en retour à l’entreprise de gagner en visibilité. Vous pouvez également surprendre le collaborateur avec un objet ludique ou original.

kit de bienvenue d'entreprise

Kit de bienvenue : comment le présenter ?

Le nouvel employé doit découvrir le kit de bienvenue posé sur son bureau. Le kit doit être personnalisé, emballé avec soin et esthétique. Il doit donner envie de l’ouvrir et de voir le contenu. Vous pouvez y coller des stickers. Prévoyez un mot de bienvenue signé par l’équipe directionnelle et ses nouveaux collègues. Cela rend l’accueil beaucoup plus chaleureux.

Le kit de parrainage associé à la mise en place d’un programme de mentoring interne est l’idéal. Le programme de parrainage permet à un cadre plus expérimenté de guider le nouvel employé lors des trois ou six premiers mois. Le kit de bienvenue est également très utilisé par les commerces et les marques comme stratégie marketing. L’objectif est de faire connaître un produit et de fidéliser la clientèle.

Le kit de bienvenue facilite l’intégration du nouvel employé et l’incite à s’inscrire sur la durée. Il permet en retour à l’entreprise de diffuser ses valeurs et de gagner en visibilité. Il doit contenir un certain nombre d’éléments que sont les goodies, les éléments productifs, la documentation nécessaire. Sa présentation doit refléter l’attachement que l’entreprise accorde au nouvel employé.

Voilà ! Vous connaissez désormais l’utilité d’un kit de bienvenue. Vous savez également comment en créer un pour vos nouveaux employés ou vos nouveaux clients. N’hésitez pas à essayer cette stratégie marketing pour booster votre activité commerciale ou pour motiver votre personnel.