Le rapport d’étonnement est un document dont la rédaction est confiée aux nouveaux venus au sein d’une entreprise. Il peut s’agir de nouvelles recrues ou simplement de stagiaires. L’essentiel est qu’il provienne d’une personne dont l’intégration n’est pas complète. Il assure une fonction de remise en question et de mise en évidence des axes d’amélioration. Grâce à un tel document, vous apportez un regard neuf et neutre sur la société que vous venez de rejoindre. C’est la raison pour laquelle, il représente un outil important de la gestion des ressources humaines. En plus de vous aider à apporter une critique constructive, il est le moyen idéal pour apporter des idées novatrices. Si vous devez en rédiger un, voici comment faire.
Pour bien rédiger un rapport d’étonnement, commencer par donner les informations vous concernant
Le rapport d’étonnement peut prendre diverses formes selon la culture de l’entreprise. Il peut être question d’un questionnaire ou même d’un entretien oral. Toutefois, le document papier est celui qui est le plus utilisé pour son formalisme et pour faciliter la prise en considération des suggestions faites. Ainsi, il est plus que probable que votre rapport d’étonnement soit également un document. Il ne dépasse généralement pas trois pages et possède une trame libre.
Même dans ces conditions, il y a certaines informations qui doivent absolument y figurer. Comme vous pouvez le voir dans cet exemple de rapport d’étonnement proposé par Factorial, vous devez commencer par donner des informations sur vous. Cela se justifie par le fait que ce document n’est absolument pas anonyme. Vous devrez donc donner vos noms et prénoms. Ils seront suivis de l’intitulé du poste occupé au sein de l’entreprise qui est aussi très important.
Afin d’apporter le plus de détail, n’hésitez pas à ajouter la date d’entrée dans l’entreprise et le type de contrat auquel vous êtes soumis. Si vous avez un manager ou un superviseur, il n’y a aucun mal à le mentionner dans votre document. Cela est fait dans certains modèles de rapports d’étonnement.
Insérer un point sur le processus de recrutement lorsque vous rédigez votre rapport d’étonnement
Votre appréciation de l’organisation du travail de l’entreprise que vous venez de rejoindre doit se faire dès les premiers instants. C’est la raison pour laquelle, rédiger un rapport d’étonnement implique de parler de votre recrutement. Étant donné qu’il fait partie des démarches de l’entreprise, il est normal que vous vous prononciez sur le sujet.
Vous pouvez donc donner vos impressions en étant le plus précis possible. Dans ce sens, chaque aspect que vous jugez important doit pouvoir être abordé. Qu’il s’agisse de la durée du processus, de la méthode de communication ou encore de la qualité de l’entretien. Ne laissez aucun détail au hasard. Après tout, votre rapport d’étonnement servira peut-être à optimiser tous ces éléments. Ne soyez pas avare en observation.
En plus des observations, le processus de recrutement est le premier point sur lequel vous pouvez faire des recommandations. Elles doivent être objectives et surtout bien fondées. Proposez des méthodes pour combler toutes les lacunes que vous avez repérées. Vos recommandations peuvent ne pas être brèves.
Si cela s’impose pour leur compréhension, n’hésitez pas à fournir des détails concernant leur application. À titre illustratif, vous pouvez suggérer des solutions digitales précises pour accélérer le processus de recrutement si ce dernier vous a semblé long. De cette manière, vous montrez que vos suggestions sont bien pensées.
Parler de l’accueil et du parcours d’intégration dans votre rapport d’étonnement
L’accueil et le parcours d’intégration sont deux éléments qui peuvent pousser un nouveau salarié à rester ou pas. Inutile de mentionner qu’ils sont assez importants. C’est pourquoi cette partie de votre rapport d’étonnement risque d’être un peu longue si vous voulez vous attarder sur les moindres détails. Pensez à rester concis et bref sans éluder les points importants.
Vos attentes
Pour donner une idée de votre état d’esprit avant d’intégrer l’entreprise, vous devez parler de vos attentes. Comme tout le monde avant d’intégrer un nouvel environnement, vous en aviez sûrement. C’est sur cette base que votre employeur pourra mieux cerner votre point de vue et ce qui vous aura surpris ou déçu.
Le premier jour de travail
Dans la logique des choses, les attentes sont respectées ou pas déjà à votre premier jour de travail. Parlez brièvement de l’ambiance des collègues et des managers que vous avez rencontrés. Même l’aspect de votre emplacement de travail est assez important pour être mentionné dans ce cas. Ce sont autant d’éléments qui forgent votre image définitive de l’entreprise.
Les surprises et les déceptions
Une fois que vous avez planté le décor, parlez de ce qui vous a agréablement surpris et des sources de déception. Autrement dit, mentionner tout ce qui allait au-delà de vos espérances et tout ce qui ne les atteignait pas du tout. Vous pourrez ensuite clôturer cette partie avec des suggestions bien orientées.
Aborder le sujet des outils et des conditions de travail
Cette partie de votre document est assez sensible. Pour rédiger un rapport d’étonnement convenable, vous devez vous efforcer de rester neutre du début à la fin et surtout dans cette section. Elle peut comporter diverses parties.
La performance des outils à votre disposition
Quelle que soit la fonction que vous remplissez au sein de l’organisation, vous avez forcément besoin de certains outils. Précisez si ceux qui vous sont donnés sont adéquats. Si tel est le cas, prononcez-vous sur leur performance et leur contribution à la bonne réalisation des tâches qui vous incombent.
L’appréciation de votre poste de travail et des équipements qui vont avec
Si vous occupez un poste de développeur web par exemple, vous avez forcément besoin d’au moins deux ordinateurs portables très avancés. Les accessoires qui vous facilitent leur usage ne doivent également pas manquer.
À cela doit s’ajouter un bureau bien équipé vous permettant d’être confortablement installé pour vos longues journées. En d’autres termes, vous devez préciser dans cette partie si vous considérez être bien installé en tenant compte de vos fonctions. Sinon, veillez à bien souligner les éléments manquants. L’environnement de travail est également assez significatif pour que vous en fassiez mention. Cela inclut le climat de l’entreprise ainsi que la disponibilité de vos collègues pour des travaux collaboratifs.
Parler de l’organisation globale de l’entreprise
Les entreprises sont organisées de différentes manières en fonction de leurs objectifs et des doléances des employés. Pendant que certaines commencent leurs journées à 8 h, d’autres le font à 9 h.
Il n’y a donc pas d’organisation prédestinée à toutes les sociétés. Toutefois, il faut que celle choisie permette d’optimiser les processus et d’atteindre les objectifs. Avec votre rapport d’étonnement, c’est justement un aspect sur lequel vous pourrez donner votre avis et vos idées d’amélioration.
Vous pouvez penser que les horaires doivent être remaniés par exemple. Il est aussi possible que la répartition des tâches vous semble peu fluide. Si tel est le cas et que vous avez des apports de solutions, faites-le savoir avec votre rapport d’étonnement.
Apprécier la communication interne de l’entreprise
La communication est un impératif dans toute entreprise. Elle permet d’augmenter significativement l’efficacité de tous les collaborateurs lorsqu’elle est à son paroxysme en interne. Elle est conditionnée par les supports utilisés, la clarté des messages ou encore la qualité des échanges. Voici donc quelques paramètres que vous pourrez apprécier dans votre rapport.
Il est important de notifier que rédiger un rapport d’étonnement n’est pas une occasion de critiquer sans aucune retenue. Vous devez faire attention au ton employé dans l’ensemble du document et veiller à ne donner qu’un avis objectif. Évitez également de dénigrer spécifiquement certains de vos collaborateurs au risque de faire très mauvaise impression. En outre, les aspects à aborder peuvent l’être de la manière la plus efficace selon vous.
Vous pouvez le faire dans un tableau par exemple. Cela suppose évidemment que l’entreprise ne vous a donné aucun modèle. Certains établissent un rapport d’étonnement modèle qu’elles distribuent aux nouveaux venus. Si votre entreprise procède de la même manière, alors vous devrez respecter la structure établie dans l’exemple.