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Remboursement des frais kilométriques : Comment les calculer ?

Par Tatiana S., le 4 janvier 2021 — 5 minutes de lecture
declaration kilometrique

Dans le milieu professionnel, les frais kilométriques concernent l’ensemble des frais engagés par un personnel au bord de sa voiture lors des missions. Ces frais selon, le Code du travail, doivent faire l’objet d’un remboursement par l’entreprise. Cependant, la détermination et le calcul de ces frais sont souvent soumis à certaines conditions. Il est donc judicieux de connaître tous ces paramètres afin de pouvoir les calculer.

Le principe des frais kilométriques

Selon l’administration fiscale, les frais kilométriques doivent être remboursés pour compenser ces dépenses effectuées lors des missions professionnelles. Rappelons que cette notion rassemble tous les coûts engagés par le travailleur lorsqu’il fait usage de son propre véhicule. Selon le principe, les indemnités se calculent sur la base d’un barème établi dans un tableau nommé barème kilométrique.

Par ailleurs, il faut savoir que les frais kilométriques prennent en compte seulement les dépenses faites en rapport avec le véhicule. Il s’agit par exemple des frais d’entretien, de réparation, de carburant, etc. Le prix d’acquisition du véhicule, les frais de stationnement, d’amendes ou autres ne sont pas considérés dans le calcul de l’indemnité kilométrique. Cependant ces frais peuvent faire l’objet d’un remboursement lorsqu’ils sont justifiés par les factures. En effet, ils sont calculés et remboursés via les frais professionnels du personnel.

Ces indemnités kilométriques seront payées à tous les salariés qui utilisent leur véhicule personnel sans distinction de statut. Elles peuvent donc être remboursées aussi aux cadres de l’entreprise.

Les avantages et les conditions de remboursement des frais kilométriques

Cette disposition présente des avantages tant pour le salarié, pour les dirigeants et pour l’entreprise. En effet, le remboursement des frais kilométriques n’est pas redevable de l’impôt sur le revenu ou cotisations sociales. Ainsi, le personnel qui utilise sa voiture dans le cadre professionnel sera remboursé des indemnités kilométriques sans application d’impôts. Néanmoins, lorsque le véhicule personnel est utilisé régulièrement, elle peut engendrer des frais plus importants que ceux kilométriques. Alors, il pourrait être plus astucieux pour le travailleur de faire usage d’un véhicule professionnel que du sien.

À propos de l’entreprise, le montant des frais kilométriques à rembourser ne sera pas déductible d’impôts. Le remboursement de ces frais pourrait agir sur le résultat imposable, Il va permettre en effet aux dirigeants de l’entreprise de réduire leur résultat annuel imposable. De plus, il faut savoir que les cotisations patronales ne tiennent pas compte de ces indemnités. Ils n’auront donc pas à payer ces cotisations sur ces frais. Aussi, l’entreprise sera exonérée des taxes sur véhicule de société puisqu’elle n’en fait pas usage. Cependant, les véhicules personnels lorsqu’ils sont utilisés fréquemment sur plus de 15 000 kilomètres seront pris en compte. Il en ressort donc que l’entreprise pourrait avoir plus intérêt à payer ces frais kilométriques qu’à acquérir des voitures pour usage professionnel.

Par ailleurs, il existe également des conditions sans lesquelles le remboursement ne pourra pas être effectif. Il s’agit par exemple de la non-immatriculation du véhicule utilisé et de l’usage effectif de celui-ci pour des fins professionnelles. Aussi, ces déplacements doivent être accompagnés des pièces justificatives faisant état de tous les détails en rapport avec la mission. Les distances parcourues doivent aussi figurer dans ces justificatifs. En revanche, il ne sera pas pris en compte les distances parcourues entre le lieu de l’entreprise et le domicilie de l’employé.

Calcul du remboursement des frais kilométriques

Pour calculer le montant des indemnités kilométriques, il est nécessaire de s’informer d’abord sur les trois barèmes kilométriques qu’a établis l’administration fiscale. En effet, l’administration responsable de la fiscalité édite des barèmes annuellement. Ces barèmes concernent donc les voitures de tourisme, celles qui roulent à une vitesse inférieure à 45 km/h, mais aussi celles dont le moteur de cylindrée est inférieur à 50 cm3. Il est mis également à la disposition de ces entreprises un tableau qui rassemble tous ces barèmes afin de faciliter le calcul des frais kilométriques.

En outre, notons que ces barèmes sont établis en fonction du nombre de chevaux fiscaux. Compte tenu du nombre de chevaux, on choisira l’indice correspondant qu’on multipliera par la distance parcourue en kilomètres. Étant donné qu’il y a plusieurs types de véhicules, un quota sera attribué chaque année. Celui-ci est basé principalement sur le nombre de chevaux fiscaux. Le plafond à cet effet est placé à 7 ; ainsi tous les véhicules ayant plus de 7 chevaux fiscaux sont exclus.

Par ailleurs, il faut rappeler que la loi portant Code du travail à l’Article L. 3245-1 confère à l’employeur le droit de ne pas rembourser les frais sous certaines conditions. En effet, cette loi donne au travailleur un délai de 3 ans pour soumettre les pièces justificatives. Ainsi, il pourra être calculé l’indemnité kilométrique pour voiture, pour deux roues, pour vélos, et autres. Il suffit de se référer aux indices du tableau correspondant à votre matériel de transport.

Il est important de retenir que le remboursement des frais kilométriques est soumis à des conditions qu’il faut prendre en compte. Après quoi, il sera plus facile de les calculer en se référant au tableau correspondant.