Organiser un évènement, quel que soit le cadre, nécessite toujours un investissement conséquent en temps, en énergie et en ressources. Ainsi, pour les habitués, de même que pour ceux qui sont encore à leur première expérience, ce n’est jamais une évidence. Comment donc réussir la planification d’un évènement ? Voici 5 points essentiels pour vous aider à y parvenir facilement.
Des objectifs clairs dès le début
La première étape pour organiser un évènement consiste à définir les objectifs de celui-ci. En principe, il est recommandé d’avoir un objectif assez clair et précis que l’on puisse formuler en une seule phrase. Cette dernière devrait pouvoir résumer intégralement le but de votre évènement et constituer un message que l’on peut directement adresser à la cible.
Ensuite, de cet objectif principal pourraient découler aisément plusieurs autres objectifs secondaires. Assurez-vous de même de graver votre message dans un cadre visuel assez intéressant, afin qu’il soit suffisamment perceptible par votre cible.
Le nombre d’invités
Avant l’organisation de tout évènement, il est important d’avoir une idée claire de la cible à laquelle celui-ci est dédié. Prenez donc le soin de savoir si vous désirez organiser un évènement pour 50, 100, 500 personnes ou plus. Cette estimation est primordiale pour le choix du lieu de l’évènement, mais également pour la mobilisation de vos ressources. Vous pourrez de même savoir précisément quels sont vos besoins avant de contacter un traiteur événementiel sur Paris.
La date de l’évènement
Pour la plupart des gens, choisir la date d’un évènement est quasiment une formalité. Pourtant, ce n’est pas le cas ! En effet, la réussite d’un évènement dépend également de la période à laquelle ce dernier a été organisé. Partant de ce fait, pour mieux définir la date de votre évènement, il vous faudra absolument tenir compte des facteurs qui suivent :
- La nature de l’évènement : fête à la plage, soirée dansante, team building, etc.
- La disponibilité de la cible : il ne sert à rien d’organiser un évènement si la cible conviée n’est pas disponible pour y participer
- La météo : Bien évidemment ! Il serait dommage de voir votre évènement gâché par la pluie
Chacun des facteurs ci-dessus évoqués est essentiel pour choisir la bonne date pour votre évènement.
Le lieu de l’évènement
Le lieu de l’évènement est aussi un facteur déterminant pour sa réussite. Pour choisir l’endroit idéal, les paramètres suivants doivent être pris en compte :
- Les besoins pour l’évènement : tous les évènements ne nécessitent pas les mêmes types de locaux. Certains exigent un espace plus ou moins important compte tenu du nombre d’invités à recevoir. D’autres de même exigent de faire usage de quelques pièces spécifiques.
- L’accessibilité : privilégiez les endroits accessibles et faciles à indiquer. Cela permettra également d’attirer l’attention d’un maximum de personnes sur votre évènement.
- Le budget disponible : pour la location d’un espace pour l’organisation de votre évènement, tenez compte du budget total prévu à cet effet. Cela vous évitera de faire des dépenses excessives.
Le budget
Le budget est l’élément le plus important en ce qui concerne l’organisation d’un évènement. Celui-ci doit prendre en compte tous les paramètres de l’évènement de sorte à couvrir l’ensemble des besoins dans le cadre de la réalisation.
Faites en amont le point des besoins estimables
Pour tout évènement, certains besoins sont toujours estimables dans l’immédiat. Il s’agit par exemple de ceux relatifs au local prévu pour l’évènement, au matériel à louer, à la conception des cartes etc. D’autres besoins par contre ne sont pas directement estimables et nécessitent que l’on contacte un professionnel du domaine.
Trouvez des prestataires qualifiés et obtenez des devis
Pour une estimation précise de votre budget, il est généralement nécessaire de contacter quelques prestataires. Cela est notamment nécessaire dans des domaines comme celui de la décoration, de la restauration et de la sécurité. Ces derniers vous produiront un devis détaillé comprenant à la fois les prix des matériaux à acheter, mais également le coût de la main-d’œuvre.
Pour une meilleure approche, l’idéal serait de contacter deux ou trois prestataires pour chaque prestation à effectuer. De cette manière, vous pourrez effectuer une comparaison rapide entre les différents devis qui vous seront proposés, afin de choisir le meilleur prestataire.
Faites le point
Le budget nécessaire pour votre évènement prendra finalement en compte non seulement le montant total pour les besoins estimables, mais également celui exigé par chaque prestataire. Enfin, compte tenu des imprévus qui surviennent souvent dans toute organisation, il est recommandé de prévoir un budget excédentaire. C’est une précaution nécessaire pour éviter les surprises désagréables.